Política de Privacidade: Compromisso com a Transparência e Segurança

1) Responsável pelo Tratamento

[NOVAGEST, Lda./S.A.]
NIPC: [NIPC] | Sede: [morada completa]
Email: [privacidade@novagest.pt] | Tel.: [nº]
(Se aplicável) Encarregado de Proteção de Dados (DPO): [nome e contacto]

2) Âmbito de Aplicação

Esta Política aplica-se a:

• Condóminos, proprietários, arrendatários e demais utilizadores dos edifícios geridos.
• Membros de órgãos de administração do condomínio.
• Fornecedores/prestadores.
• Candidatos a emprego.
• Utilizadores do Site e pessoas que interagem connosco por email, telefone, WhatsApp e outras plataformas.

3) Categorias de Dados que Tratamos

Consoante a relação, podemos tratar:

• Identificação e contactos: nome, NIF, CC/Passaporte, morada, email, telefone.
• Dados contratuais e de faturação: IBAN, referências de pagamento, consumos, quotas, sinistros, apólices.
• Dados de relação condominial: fração, permilagens, deliberações, comunicações, registos de ocorrências/manutenção.
• Dados profissionais (fornecedores/candidatos): CV, habilitações, experiência, referências, NISS, NIB/IBAN empresarial.
• Interação digital: logs técnicos, endereço IP, cookies/analítica (ver ponto 12).
• Casos específicos (opcional e quando estritamente necessário): dados de saúde mínimos para gestão de acessibilidades/segurança (p. ex., mobilidade reduzida), sempre com base legal adequada e medidas reforçadas.

Fontes: diretamente do titular; do representante do condomínio; de administradores anteriores; de fornecedores; de plataformas digitais utilizadas na gestão (CRM, helpdesk); website/plataforma (anexo A) e de entidades públicas quando necessário.

4) Finalidades e Fundamentos Jurídicos (art. 6.º RGPD)

Tratamos dados para:

1. Prestação de serviços de gestão de condomínio (execução de contrato/medidas pré-contratuais): convocatórias, atas, orçamentos, cobranças, manutenção, gestão de sinistros e seguros, portais/app de condóminos.
2. Cumprimento de obrigações legais: fiscais e contabilísticas (AT), seguradoras, Segurança Social, autoridades judiciais/reguladoras.
3. Gestão de fornecedores e empreitadas (execução de contrato e interesse legítimo).
4. Atendimento e suporte (execução de contrato/interesse legítimo).
5. Recrutamento (diligências pré-contratuais/consentimento quando aplicável).
6. Comunicações institucionais do condomínio (interesse legítimo – transparência e boa administração; os destinatários são os próprios condóminos e intervenientes).
7. Marketing da NOVAGEST (newsletter, eventos, conteúdos): apenas com consentimento do titular e com possibilidade de opt-out a qualquer momento.
8. Segurança e prevenção de fraude (interesse legítimo e/ou obrigação legal).

Nota: Sistemas de CCTV existentes no edifício são, em regra, responsabilidade do condomínio. Quando a NOVAGEST administre o sistema em nome do condomínio, aplicam-se avisos locais e regras específicas (política própria de CCTV).

5) Destinatários de Dados

Podemos partilhar dados com:

• Condomínios e respetivos órgãos (quando necessário à administração).
• Prestadores e subcontratantes: contabilidade, IT/hosting, manutenção, seguradoras, correios, plataformas de pagamento, call center/atendimento, CRM e helpdesk (atuam segundo instruções da NOVAGEST e contrato de subcontratação – art. 28.º RGPD).
• Entidades públicas: Autoridade Tributária, Segurança Social, Tribunais/Autoridades, reguladores.
• Instituições financeiras/seguradoras (gestão de sinistros, pagamentos, garantias).

Não comercializamos dados pessoais.

6) Transferências Internacionais

Tratamos e alojamos dados, preferencialmente, no EEE. Caso usemos serviços fora do EEE, asseguramos mecanismos adequados (decisões de adequação da Comissão Europeia, Cláusulas Contratuais-Tipo, medidas complementares).

7) Prazos de Conservação

Conservamos os dados apenas pelo período necessário às finalidades indicadas, nomeadamente:

• Relações contratuais de gestão: duração do contrato + prazos legais de prescrição/defesa (até 20 anos em certos casos do Código Civil; guardamos documentos essenciais pelo período estritamente necessário).
• Faturação/contabilidade: 10 anos (obrigações fiscais).
• Recrutamento (CVs): 12 meses, salvo consentimento para prazo superior.
• Suporte/ocorrências: até 3 anos após encerramento do pedido, salvo obrigação legal.
• Marketing: até retirada do consentimento ou exercício de oposição.

8) Direitos dos Titulares

O titular pode, nos termos do RGPD:

• Aceder, retificar e apagar os seus dados.
• Limitar ou opor-se ao tratamento.
• Portabilidade dos dados por si fornecidos.
• Retirar o consentimento (quando aplicável), sem afetar a licitude do tratamento anterior.
• Reclamar à CNPD (www.cnpd.pt).

Exercício de direitos: envie pedido para [privacidade@novagest.pt] ou por correio para [morada]. Podemos pedir prova de identidade para proteger a sua conta.

9) Segurança

Adotamos medidas técnicas e organizativas adequadas: gestão de acessos, cifragem em trânsito (HTTPS/TLS), backups, segregação de ambientes, políticas de palavra-passe, registos de atividade, contratos de confidencialidade, formação de colaboradores e planos de continuidade/disaster recovery. O acesso a portais/apps requer credenciais sob responsabilidade do utilizador, que deve manter confidenciais e fazer logoff após uso.

10) Menores

Os nossos serviços não se destinam a menores sem supervisão. Quando a lei exigir consentimento parental para serviços da sociedade da informação, solicitaremos validação apropriada.

11) Comunicações Eletrónicas

• Marketing: apenas com consentimento (opt-in). Cada mensagem inclui opt-out.
• Mensagens operacionais (ex.: assembleias, quotas, avarias): baseiam-se em execução de contrato/interesse legítimo e não constituem marketing.

12) Cookies e Tecnologias Semelhantes

Usamos cookies estritamente necessários para funcionamento do Site e, se consentir, cookies analíticos para medir audiência e melhorar a experiência – anexo B.

• Pode gerir preferências no banner de cookies e no seu browser.
• A desativação de cookies poderá afetar certas funcionalidades.

13) Redes Sociais e Canais de Mensagens

Se interagir connosco via LinkedIn, Facebook, Instagram, WhatsApp ou outros, os seus dados serão tratados também segundo as políticas dessas plataformas. Recomendamos rever as respetivas definições de privacidade.

14) Fornecedores/Subcontratantes

Selecionamos fornecedores com garantias de conformidade RGPD, celebramos acordos de tratamento e auditamos quando adequado.

15) Alterações a esta Política

Podemos atualizar esta Política para refletir alterações legais ou operacionais. As versões atualizadas serão publicadas no Site, com data de revisão e, quando apropriado, com notificação por email/aviso no Site.

16) Lei Aplicável e Foro

Aplica-se o direito português e o RGPD. Sem prejuízo dos seus direitos enquanto titular (incluindo reclamar à CNPD), as partes escolhem os tribunais da comarca da sede da NOVAGEST como foro competente, quando aplicável.

Contactos para Privacidade

Email: [privacidade@novagest.pt]
Morada: [morada completa]
Telefone: [nº]

Anexo A — Website/Plataforma

Formulários (contacto, propostas, ocorrências): recolhemos identificação e contactos para responder a pedidos e gerir serviços (base: execução de contrato/medidas pré-contratuais ou interesse legítimo).
Plataforma/App do Condómino: acesso autenticado; tratamos dados de fração, quotas, documentos, ocorrências, assembleias.
Pagamentos online: processados por prestadores de serviços de pagamento (PSP) em ambiente seguro; recebemos apenas as confirmações necessárias.

Anexo B — Política de Cookies

• Essenciais (obrigatórios): sessão, segurança, gestão de consentimento. Duração: sessão/curto prazo.
• Analíticos (opcionais): métricas de utilização (ex.: páginas visitadas, tempos). Base: consentimento; Duração: conforme fornecedor.
• Gestão: através do nosso banner de consentimento e das definições do browser.